2.3.1 Характеристика и особенности сложных систем

Как известно, организационные и производственные структуры экономического объекта относятся к сложным системам, и для их анализа используется ряд количественных и качественных характеристик, которые определяют элементы структуры, сложность, уровни управления. С учетом этого организационные структуры имеют общие и специфические признаки классификации, отражающие особен-ности этих структур.

К общим признакам классификации относятся:

1) открытость;

2) целеустремленность;

3) сложность;

4) степень организованности.

Открытость — характеризует способность системы обмениваться информацией с внешней средой.

Целеустремленность — предполагает наличие общей цели для всех элементов системы.

Сложность — отражает наличие в структуре значительного количества элементов и взаимосвязей между ними.

Степень организованности оценивает уровень концентрации и распределения функций и полномочий в структуре системы управления на каждом уровне иерархии. По степени организованности системы делятся на централизованные и децентрализованные, а по типу формирования приоритетности в системе — на линейные, штабные, иерархические и сетевые.

Централизованной называется система, в которой основные функции и полномочия сконцентрированы у одного ЛПР (лица, принимающего решения), вне зависимости от того, относится ли ЛПР к индивидуальному или групповому типу. Децентрализованная — та система, в которой основной набор функций и полномочий управления передается на нижний иерархический уровень с верхнего. Степень децентрализации системы характеризуется коэффициентом управления в структуре, определяемым отношением общего количества функций управления, переданных на нижний уровень, к общему количеству функций управления. Чем меньше число людей, с которыми необходимо согласовывать принятие решений, и чем ниже уровень иерархии, на который спускаются функции и полномочия, тем выше степень децентрализации и больше показатель полномочности системы управления.

Рассмотрим сложившиеся в практике управления методы распределения полномочий в структуре управления:

• жесткая система распределения — закрепляет четкие и однозначные инструкции действия каждого элемента системы в различных ситуациях, возникающих в экономическом объекте;

• мягкая система распределения полномочий — использует общие и расплывчатые формулировки. Если в случае жесткого варианта перечисляются конкретные задачи, которые нужно решать, то в данном случае задаются расплывчатые критерии действия;

• нормальное распределение — предполагает задание жестких критериев, которые необходимо достигать и выполнять при наличии проблемных ситуаций.

При формировании структуры и задач управления обычно происходит распределение функций управления, выражающееся в распределении полномочий по его уровням. При этом существуют два типа передачи (делегирования) полномочий:

• разделение полномочий;

• распределение полномочий.

Разделение полномочий заключается в том, что функции управления, которыми наделяются элементы структуры управления, не перекрываются между собой.

При распределении функции могут перекрываться и по вертикали и по горизонтали в соответствии с иерархией уровней.

Процедура делегирования полномочий предполагает наделение соответствующими полномочиями и ресурсами ЛПР, уполномоченного по конкретному уровню иерархии управления, на реализацию функций и задач, распределенных на конечное число ответственных элементов (ЛПР) системы. В литературе встречаются два основных принципа делегирования полномочий:

• принцип ограниченной ответственности: ответственность за действия, принятые элементом структуры системы управления, не может превышать объемов делегированных полномочий;

• принцип полной ответственности: исполнители несут полную ответственность за свою деятельность перед руководством, руководитель, в свою очередь, несет ответственность за организацию действий подчиненного.

Для оценки эффективности управления прибегают к анализу эффективности процедуры делегирования, а чтобы она была эффективной, необходимо придерживаться следующих принципов:

• контроль над исполнением делегированных полномочий, который может осуществляться различными путями: поэтапно, по достижению цели, выбо рочно, по операциям технологического процесса и т. д.;

• наличие вознаграждения за успешно реализуемые делегированные полномочия:

• материального;

• в виде большей функциональной самостоятельности;

• в виде увеличения свободы действий;

• в виде повышения уровня престижа и др.

Процедура определения уровня и полноты полномочий непосредственно связана с объемом находящихся в работе задач, выполняемых каждым элементом, и числом элементов структуры подчинения.

Следующие принципы управления полномочиями позволяют выявить наиболее эффективные условия для деятельности элементов структуры управления (исполнителей и руководителей всех рангов):

• скалярный принцип — предполагает, что система полномочий, передаваемая руководителем подчиненному, должна содержать четкие, однозначно интерпретируемые инструкции выполнения тех или иных функций управления;

• достаточность и необходимость в ресурсах управления для получения ожидаемых результатов;

• принцип абсолютной ответственности — предполагает обоюдное разделение ответственности между руководителем и подчиненным за действия подчиненного, а подчиненный ответствен перед руководителем за действия по выполнению функциональных задач, определенных делегированными полномочиями;

• паритет полномочий — определяет уровень ответственности исполнителя за действия в пределах делегированных ему полномочий;

• уровень полномочия — определяет сохранение полномочий на каждом уровне управления;

• принцип единоначалия (баланс единоначалия) — зависит всецело от децентрализации управления в структуре и большого объема противоречий в системе, влечет снижение ответственности за результат. Чем выше централизация, тем больше полномочий и соответственно ресурсов по выполнению функций управления концентрируется в одном месте (уровне управления).

(Материалы приведены на основании: Основы менеджмента. Под ред. А. И. Афоничкина. – СПб.: Питер, 2007)