Учебный портал


Главная » Экономика и финансы » Менеджмент » 1.2 Системность в менеджменте организации

1.2. Системность в менеджменте организации

Комплексный анализ систем характеризует общие подходы в исследовании их структур. Экономические составляющие как часть общей системы предполагает наличие некоторых отличительных особенностей, которые и характеризуют экономические подразделения:

• наличие в качестве элементов структуры управления активных элементов (персонал управления);

• в связи с наличием активных элементов в структуре системы возможны различные типы мотивации целеполагания на разных уровнях управления. Наличие активных элементов в структуре системы предполагает необходимость включения механизмов согласования внешних целей на уровнях иерархии управления. При этом различают две основных формы образова ния цели: внешнее и внутреннее. Внешнее целеполагание предполагает установку целевой функции системы извне. Внутреннее — это состояние, когда общесистемная цель вырабатывается внутри системы;

• нестационарность параметров экономических систем. Предполагается, что основные экономические факторы и показатели, характеризующие состояние экономической системы, подвержены воздействию различных возмущений;

• уникальность экономической системы. Она заключается в том, что нельзя найти два одинаковых экономических объекта. При исследовании и совершенствовании организационного устройства предприятия следует учитывать эти уникальные факторы экономической структуры;

• возможность адаптации экономических систем. Понятие адаптации включает в себя приспособление экономической политики предприятия для функционирования в условиях изменившихся внешних факторов. Возможность адаптации обеспечивается наличием активных элементов;

• противостояние системы тенденциям энтропии. Наличие общесистемных целевых установок предполагает объединение усилий элементов структуры по поддержанию существующей политики строения организации.

Системный анализ организационной структуры управления представляет собой комплексный и целенаправленный процесс, направленный на изучение состояния и тенденций развития основных элементов управления. Этими составляющими могут быть: методы организации управленческого труда, техника и технология управления, информационные потоки в управлении, методы согласования и мотивации решений и т. д.

Необходимо также изучение форм и порядка взаимодействия отдельных элементов в процессе разработки технологии управления. Результаты исследования сводятся в некоторую начальную базу, необходимую для оценки и обоснования мероприятий по совершенствованию результативности управления.

Информация, получаемая в результате исследования, отображает:

• оценку сложившегося уровня системы управления;

• данные, используемые для выявления узких мест процесса управления;

• показатели, отображающие прогрессивность методов управления;

• сведения, позволяющие сделать выбор первоочередных объектов совершенствования;

• оперативные источники, предполагающие обоснование предпочтений при выработке направлений развития органов управления;

• цифровой материал для разработки планов развития систем управления в стратегическом и оперативном плане.

Исследование структуры управления предполагает следующие действия:

• исследование кадрового обеспечения управления;

• изучение информационной составляющей управления;

• определение техники и технологии управления;

• разработка процедур и конкретных операций управления;

• обоснование организационной структуры системы управления;

• проработка экономичных методов управления;

• построение организационно-производственной структуры, для которой создается каркас управления;

• оценка экономичности и эффективности системы управления.

Процедуры исследования структуры управления в указанных направлениях предполагают выполнение комплексного анализа системы управления.

Системный анализ — это научный подход, который используется для анализа объектов, сложных образований в виде некоторой комплексной системы, имеющей внешние взаимосвязи и внутреннюю иерархию. Методы системного анализа используются для решения сложных проблем, для которых невозможно использовать отдельные методы. В многоаспектном анализе используются не только формальные методы, но и методы качественного эвристического анализа. При этом сам анализ предполагает объединение различных методов по единой методике.

Всеобъемлющий анализ не формирует окончательную структуру объекта ввиду его сложности, а обосновывает методику постепенного формирования адекватной модели.

Задачи, решаемые методами системного анализа, в части исследования и совершенствования структуры управления можно классифицировать по следующим признакам:

1. Характер задач. По этому признаку могут быть определены задачи:

целеобразования, связанные с анализом целей и функций управления;

разработки (совершенствования) структуры управления;

задачи проектирования систем управления.

2. Уровень управления. Здесь выделяют задачи:

• общегосударственные;

• отраслевые;

• объединения, компании;

• конкретного экономического объекта (фирмы, банка, и др.);

• участка (части) экономического процесса (выполнение конкретной функции управления).

3. Уровень полномочий в структуре управления:

• конкретного предприятия;

• отраслевого среза;

• региональные;

• федеральные;

• национальные;

• и наконец, глобальные задачи.

4. Направления анализа. В качестве основных направлений анализа организационной структуры системы управления можно выделить следующие:

• иерархического разделения труда в организационной структуре управления и анализ взаимодействия уровней управления;

• функционального разделения труда в организационной структуре. Анализ горизонтального взаимодействия подразделения;

• системы взаимосвязи и взаимодействия в организационной структуре управления;

• форм взаимодействия с управляемым объектом;

• соответствия организационной структуры управления его экономическому механизму.

Одной из центральных характеристик организационной структуры является число уровней управления, где каждый уровень характеризуется отношением распределения соподчинения. Обоснование рационального числа уровней управления регламентируется специальными методиками либо экспертным путем.

Для организации структуры и определения полномочий по уровням управления используется специальный перечень характеристик:

• объем работ по общесистемному руководству. Включает в себя количество задач или функций управления, направленных на решение проблем, имеющих общесистемный характер;

• теснота и форма кооперативных связей между подразделениями экономического объекта;

• параметры территориальной организации предприятия.

Так, например, при формировании генеральной дирекции как самостоятельного звена управления число уровней увеличивается, увеличиваются штат, затраты на управление. А при управлении через головное или ведущее предприятие — затраты снижаются.

При анализе систем управления его объектом выступает состав и количество уровней аппарата управления. Здесь описываются функции линейного руководителя и находящиеся в подчинении функциональные и административные структуры, т. е. обследование охватывает не только разделение труда в области принятия решений, но и форму организации аппарата, который готовит и обосновывает сами решения.

Оценка иерархической структуры базируется на показателях нормативного и фактического количества уровней управления. Такое сопоставление позволяет дать оценку правильности иерархического построения аппарата управления, т. е. эта оценка выявляет возможности рационализации количества уровней при одновременном повышении качества управления и, естественно, сокращении расходов.

Здесь также изучаются следующие характеристики:

• соответствие методов управления стадиям процесса производства и предметному разделению труда, с одной стороны, и составу линейных звеньев управления, с другой;

• соотношение методов управления и масштабов производства, возможностей управления производством;

• степень обеспечения руководителей среднего звена содержательными и достоверными информационными ресурсами;

• степень заинтересованности и ответственности каждого руководителя при принятии решений;

• правомочность руководителей принимать и реализовывать решения.

С целью проверки соответствия уровней управления реальной структуре, в процессе анализа выявляется реальная обоснованность и необходимость в действующем управлении отдельных структурных подразделений. Критериями такой обоснованности служат оценка производственно-технического уровня и набор функциональных задач, решаемых в данном подразделении. Причем если на входе и выходе решаемых в подразделении задач используются одни и те же параметры, то данная задача необоснованна для конкретного подразделения.

Одновременно с производственно-техническими факторами проводят анализ влияния на выполняемые функции таких параметров, как количество занятых сотрудников и стоимость технических средств управления в структурном подразделении. Если увеличение данных параметров не влияет на структуру и функции данного подразделения, то они считаются независимыми от непроизводственных факторов.

При анализе норм управляемости, которые обосновываются специальными отраслевыми или производственными методиками, определяется квалификация и оперативность руководства уже сложившимися подразделениями. В этой связи при обнаружении превышения норматива может быть выявлена необходимость деления крупных подразделений на более мелкие. При определении норм управ-ляемости для каждой вновь созданной единицы учитываются сложность труда, ответственность за решение задачи, техническое вооружение и оснащение организационной техникой.

Результаты выполненного анализа формализуются в логическую конструкцию, представляемую в матричном виде. Содержание этой матрицы позволяет сопоставлять параметры:

• состав и количество структурных, производственных звеньев и линейных подразделений в аппарате управления;

• масштабы производства в указанных подразделениях (производственных) и нормы управляемости;

• номенклатуру принимаемых решений в отдельных звеньях аппарата управления, их информационную обеспеченность с выделением той первичной информации, которая создается на данном уровне управления;

• номенклатуру принимаемых решений в соответствии с конкретными лицами, принимающими эти решения, определением круга обязанностей, прав, ответственности лица, принимающего решения, и системой стимулирования.

Базой для обоснования правильности иерархического распределения уровней управления является обоснованность принятия решений и их реализация. Каждое принятое решение должно быть документировано, и поэтому анализ обоснованности решения проводится по первичным документам, отражающим содержание, структуру и методы реализации принятого решения.

Анализ иерархической структуры управления может быть дополнен изучением функций управления (описывается характер, состав и соотношение между отдельными специальными подразделениями и структурными звеньями аппарата управления в момент подготовки и обоснования управленческих решений).

Под функцией управления понимают набор работ, носящих информационный характер, определяемый однородным профессиональным составом кадров и однотипным характером информации и выработанных решений. В структуре управления выделяют пять основных функциональных служб:

• научно-техническую;

• производственную;

• внешних связей;

• экономическую;

• труда и социального обслуживания.

Каждая из служб, в свою очередь, разделена на стадии управленческого цикла, из которых вытекает:

• целеполагание;

• анализ;

• координация регламентирования;

• контроль и оценка;

• стимулирование.

Кроме деления на функциональные службы для обоснования выбранного варианта организационной структуры дополнительно изучают содержание выполняемых работ по управлению и их квалификационная сложность.

Дальнейшая группировка функций позволяет выделить:

• разработочные функции;

• исполнительские;

• вспомогательные;

• обслуживающие и т. д.

При изучении функциональной структуры исследуют следующие параметры:

• службы подразделений и структурные единицы экономического объекта, их состав и соотношения между ними;

• концентрацию однородных работ в рамках отдельных структурных подразделений;

• разделение труда между функциональными подразделениями, а также между специалистами одного подразделения.

Применяемый для исследования структуры понятийный аппарат базируется на понятии системного подхода, который достаточно широко используется в самых различных сферах:

• системном анализе;

• системном управлении проектами;

• системном проектировании организаций и т. д.

Основными категориями, которые используются в системном анализе, являются:

• система;

• структура системы;

• элемент системы;

• процесс;

• вход;

• выход;

• обратная связь;

• ограничения и др.

Эти понятия применяются для систем самого разного происхождения, включая сложные экономические объекты, характеризующиеся уникальностью, множеством сложных взаимосвязей различного уровня и вида, наличием активных элементов в управлении и др.

Итак, системный подход к решению проблем различного характера с утилитарной точки зрения связан, прежде всего, с логическим или физическим выделением системы из внешней среды и определением совокупности последовательных этапов определения и исследования проблемы. Такая схема обычно называется общей схемой системного подхода. Однако для решения сложных проблем, относящихся к разным направлениям, используются разные подходы, отличающиеся как способами исследования и анализа, так и типами используемых моделей.

В таких условиях может помочь представление объектов в виде систем, привлечение для их анализа специалистов различных областей знаний, использование разных методов моделирования и активизации исполнителей. Для того чтобы организовать такой процесс, необходимо определить последовательность этапов, рекомендовать методы их выполнения, предусмотреть, если необходимо, возврат к предыдущим этапам. Такая последовательность определенным образом выделенных и упорядоченных этапов с рекомендованными методами (приемами) вы-полнения представляет собой методику системного анализа.

Таким образом, методика системного анализа используется при разработке решения задач управления, анализа и исследования существующей системы. Этапы формирования методики показаны в табл. 1.2. А в табл. 1.3 дано содержание этапов системного анализа различных задач.

Таблица 1.2

Таблица 1.3 Исследование задач управления

Подводя итог сказанному, при разработке методики системного анализа следует рекомендовать прежде всего определить тип решаемой задачи, затем определить цель и направления совершенствования организационной структуры. Предварительный выбор подходов и методов выполнения этапов отражается в методике сразу, но иногда предусматривает несколько подходов (методов) выполнения этапов. В этом случае методику удобно представлять в виде сетевой модели.

При формировании модели структуры чаще всего используются методы структуризации, морфологизации, «сценариев» и др. Особую роль при этом играют древовидные иерархические представления, в формировании которых участвуют подходы «сверху» (путем расчленения системы или ее обобщенной цели) и «снизу» (путем объединения первоначально перечисленных элементов системы в группы различной общности, относящиеся к разным уровням формируемой иерархической структуры).

Методы реализации второго этапа основаны на использовании методологии экспертных оценок. Для организации сложных экспертиз, особенно в случаях представления моделей в виде иерархических структур, может применяться метод решающих матриц, многокритериальные сверки.

Выбор методов формирования и анализа моделей зависит от степени неопределенности исследуемой проблемы. При этом если удается отобразить проблему с помощью класса хорошо организованных систем и применить методы поиска экстремумов функций или методы математического программирования, то процесс исследования проблемы будет описываться в терминах методов формализации.

Методология, методы и приемы анализа системы управления имеют много общего с теоретическими и методологическими основами анализа хозяйственной деятельности (табл. 1.2). Однако специфика объекта в значительной мере определяет особенности в отношении различных видов и методик анализа. Так, учитывая, что важнейшим требованием к управлению является перспективность, предполагающая разработку тенденций развития управляемого объекта и его системы управления с учетом использования наилучших решений в области развития техники, технологии, организации и управления производством, при анализе управления большое значение имеет предварительное ознакомление, которое носит перспективный и прогностический характер.

Его целью является формирование концептуальной (желаемой, идеальной) модели управления. Отправной точкой ее создания становится определение целей развития управляемого объекта и самой системы управления. Исходным для этой процедуры всегда является четкая постановка задачи — чему должно служить исследуемое явление или объект, в чем заключается содержание его функционирования, к чему оно должно стремиться. В этой связи при анализе системы управления концептуальная модель строится для обеспечения наиболее эффективной деятельности управляемого объекта, т. е. все требования и критерии оценки системы управления формируются с позиции ее результативности для управляемого объекта. Эта общая цель трансформируется в конкретные требования к управлению и отдельным его элементам. При этом следует отметить, что логическое описательное формулирование цели недостаточно и оно должно быть дополнено формализацией.

Логически построенная концептуальная модель обычно охватывает практически все стороны и элементы объекта. При ее формализации важнейшей задачей становится обоснование ведущих доминирующих элементов и характеристик. Они должны отражать основные стороны и связи объекта и должны быть введены в модель. Основой концептуальной модели являются определение уровня развития объекта (рост, интенсивное развитие, адаптация к рынку и т. п.) и выбор типа хозяйственного механизма (степень централизации управления, развитие рыночного механизма, свобода экономических рычагов и др.).

Сложность разработки концептуальной модели при анализе управления связана со значительным удельным весом неформализуемых задач и процедур, некоторые из них повторяются весьма редко или совсем не повторяются. Это имеет отношение, прежде всего, к процессным моделям. В этом случае модель разрабатывается в виде общих контуров, но при этом формируются отдельные элементарные структуры процесса (модули). Такие элементы являются типовыми, а их «монтаж» проводится для каждого конкретного случая.

Для анализа и оценки состояния системы управления необходимо сопоставить концептуальную модель с фактическим состоянием отдельных элементов управления. Это — итеративный процесс, включающий несколько переходов постеленного приближения к реальному состоянию, при этом итеративный процесс не только четко описывает развитие объекта, но и формулирует конкретные факторы и условия достижения поставленных целей.

Первая итерация связана с формированием базовой модели, для реализации которой номинально имеются все необходимые условия. Такая базовая модель ориентируется на практически реализуемые разработки в исследуемой области и может быть эффективно использована при долгосрочном и перспективном планировании. Это обеспечивает действительную комплексность плана, т. е. органически увязывает этапы достижения конкретных целей и условий реализации. Базовая модель характеризует состояние организационно-экономического механизма, особенности взаимосвязей с партнерами и др.

Вторая итерация обеспечивает формирование стандартной модели, которая ориентирована на среднестатистические условия функционирования объекта. По сопоставлению стандартной модели с фактическим состоянием объекта дается оценка деятельности и определяется конкретный вклад исполнителей в достигнутые результаты. При этом выявляется система мер повышения эффективности управления и доведения ее до уровня, описываемого нормативной моделью.

Эти три модели — концептуальная, базовая и стандартная — используются как эталоны сравнения и оценки реально анализируемых систем управления.

Оценка и анализ действующей системы управления осуществляются через постепенное движение от фактического состояния к концептуальной модели. При этом выявляются направления развития и условия совершенствования системы управления. Анализ системы управления часто не охватывает всех итераций, а в зависимости от поставленных задач включает лишь некоторую часть из них.

Модель фактического состояния системы управления, характеризуя объект в целом, позволяет выявить ситуации, требующие разрешения. Они могут быть связаны с выявлением потерь, непроизводительных затрат, перерывов, нарушений в процессе управления или с изучением передового опыта, прогрессивных приемов работы и др. На этой основе и с учетом первоочередных задач развития управления сформулированы проблемы, которые одновременно характеризуют разницу между желаемым и фактическим состоянием.

Для реальной перспективной направленности анализа системы управления необходимо не только обосновать направления совершенствования, но и определить приоритеты, найти наиболее рациональные и реальные в конкретных условиях пути развития и улучшения управления. Это обеспечивает диагностический анализ, который позволяет сопоставить и выбрать эффективные решения разви-тия и выявить причины сбоев в управлении и пути их устранения, выявить наличие связей, их целенаправленность и тесноту. Однако в процессе управления зависимости часто меняют свое направление, а в ряде случаев носят разнонаправленный характер. Для отображения динамики связей могут быть использованы векторные модели.

В процессе диагностического анализа широко применяется индивидуальная информация с целью выявления возникающих отклонений от общих тенденций. Их детальное описание обеспечивается за счет расчленения структуры комплексных синтетических характеристик на более простые, частные, доводя их до простых экономических элементов.

Для диагностического и, особенно, детального анализа характерно изучение управления в рамках определенного ранга или уровня управления — на предприятии, отделе, производственной единице и др. В этом случае анализ носит локальный характер и ограничен изучением факторов и характеристик, формирующихся в рамках конкретного звена.

Особое значение имеет классификация видов анализа.

По отношению ко времени анализ может быть:

1) предварительным, т. е. предугадывающим изменения;

2) последующим, объясняющим происшедшее;

3) текущим, т. е. направленным на регулирование хода производства.

Эти виды анализа едины и представляют собой ступеньки одного процесса: первый — определяет направление решения генеральных целей развития объекта, характеризуя его развитие на длительный период времени; второй — показывает пути решения частных текущих задач, характеризуя пути развития объекта на ближайший период времени; третий — обеспечивает оперативное регулирование производства.

Текущий (оперативный) анализ проводится по ходу производственной деятельности. Разновидностью оперативного анализа, используемого на высших уровнях управления, служит экспресс-анализ. Его сущность — в целенаправленной обработке данных, собранных на основе моментных наблюдений. Например, таким методом могут быть изучены использование оборудования, коэффициент сменности, выполнение норм выработки, непрерывность производства и др. Отличительными чертами этого метода являются быстрота, целенаправленность и множественность наблюдений.

Результаты такого анализа чаще всего направлены на разработку регулировочных оперативных управленческих решений. Последующий анализ имеет задачу объяснения сложившихся условий и пропорций в анализируемом объекте; базируется на изучении данных прошлых периодов. Его основной выход — объективно оценить деятельность анализируемого звена. Одновременно выявляются резервы производства и намечаются пути их мобилизации.

Важно обеспечить единство и преемственность предварительного, последующего и оперативного анализов. На каждом уровне управления преобладает один вид анализа (табл. 1.4). Так, для директора наиболее важен и часто употребим перспективный анализ. Естественно, что выводы перспективного анализа дают более общее представление, чем текущий и оперативный.

Таблица 1.4 Соотношение и взаимосвязь отдельных видов анализа системы управления

Развитие процедур анализа системы управления сформировало специфические методики анализа:

• прогностический, способствующий установлению устойчивых тенденций изменения определенных характеристик управления на разных уровнях;

• сравнительный, позволяющий сопоставить формы и методы организации управления и экономического механизма в объектах разного типа;

• диагностический, основной целью которого является установление причинно-следственных связей форм и методов управления с основными характеристиками производства и друг с другом;

• детальный, основной задачей которого является развернутое выявление причин изменения элементов и характеристик организации управления и формы управленческого воздействия.

Развитие и использование в практике управления методов анализа и исследования организационных структур повышают их эффективность и действенность.


(Материалы приведены на основании: Основы менеджмента. Под ред. А. И. Афоничкина. – СПб.: Питер, 2007)

Поделиться:




Предыдущая тема:
1.1 Основные положения и задачи менеджмента

Текущая тема:
» 1.2 Системность в менеджменте организации

Следующая тема:
1.3 Эволюция менеджмента, становление теории и методики



поиск по сайту




InstaForex


Наверх




© study-i.ru 2012-2017