5.2. Модель представления информации в процессе организационных коммуникаций

Определение. Информация в процессах управления представляет собой совокупность сведений, являющихся объектом хранения, передачи и преобразования для эффективного решения задач управления.

Рассматривая структуру и содержание информации, в ней обычно выделяют следующую внутреннюю структуру:

• смысловое содержание описания проблемы;

• материальное представление описания проблемы;

• способность человека воспринимать информацию и адекватно ее интерпретировать.

Каждый из элементов структуры определяет тот или иной аспект информации как ресурса управления. При формализации структуры считают, что логическая структура информации характеризуется:

где S — семантический аспект (характеризует смысловое содержание описания проблемы); G — синтаксический аспект (задает материальное представление и синтаксис описания проблемы); P — прагматический аспект (характеризует способность человека воспринимать информацию и адекватно ее интерпретировать).

Информация, как и любой ресурс управления, имеет свой количественный эквивалент, характеризующейся своей центральной единицей измерения — количеством информации. Для оценки содержательной информации существуют специализированные метрики, применяемые для анализа смысла информации. В предыдущем разделе приведены этапы формирования семантики информационного обеспечения управления. Рассмотрим их несколько подробнее.

1. Этап возникновения информации — информация передается по каналам связи на второй этап. При возникновении информации ее необходимо зарегистрировать, измерить, т. е. определить, в каких единицах она выражается, и занести на материальные носители. В связи с тем что физически 2-й этап отстает от 1-го, необходимо передавать информацию для обработки.

2. Этап передачи информации происходит по каналам связи различного типа от мест возникновения информации к месту ее обработки. В процессе передачи возможно преобразование типа носителя и метода представления информации.

3. Этап обработки информации предполагает выполнение следующих операций:

• подготовка информации к обработке;

• обработка информации;

• хранение информации;

• поиск информации;

• выдача преобразованной информации в нужной для пользователя форме.

4. Этап принятия управленческого решения предполагает выполнение следующих действий:

• дополнительная обработка данных и привлечение дополнительной информации;

• разработка вариантов решения проблемных ситуаций;

• выбор метода решения;

• выбор оптимального решения;

• реализация решения;

• контроль исполнения решения.

Как отдельный вид экономическая информация обладает рядом свойств и характеристик, отличающих ее от других классов и видов. Рассмотрим кратко отличительные особенности экономической информации для ее использования в качестве одного из важных ресурсов менеджмента.

Свойства экономической информации:

1. Экономическая информация отражает деятельность экономического объекта через систему натуральных, стоимостных, качественных и других показателей, т. е. информация отражает числовые характеристики деятельности объекта и условия, при которых они получены.

2. Дискретность. Свойства дискретности отражают свойство информации отображать количественные показатели в виде дискретных величин.

3. Линейность экономической информации. Свойства линейности характеризуют последовательное размещение экономической информации на матери альном носителе.

4. Массовость — характеризует необходимость отображения явлений, происходящих в экономическом объекте, по всем аспектам данного явления и во всех его проявлениях.

5. Объемность — предполагает периодическое отражение и накопление одного показателя за различные периоды.

6. Многоцелевое назначение предполагает использование одной и той же информации для решения нескольких связанных задач.

7. Длительность хранения — характеризует свойство информации сохранять свою актуальность и другие характеристики ее качества через некоторый промежуток времени, когда потребуется использование данной информации для формирования различных отчетных документов для целей управления.

8. Периодичность в установленных временных пределах предполагает появление одних и тех же показателей через определенный период.

Важность экономической информации состоит еще и в том, что на базе системы экономических показателей формируются экономико-математические модели для анализа развития и прогнозирования деятельности экономического объекта.

При исследовании характеристик информации достаточно важно провести анализ общих характеристик, сопоставляемых целой группе информации. Для этого существует несколько различных подходов к системе классификации информации. Обычно принято разделять информацию на основе следующих признаков классификации:

• по функциям, выполняемым информацией в процессе управления;

• по отношению информации к системе управления;

• по степени стабильности информации.

Рассмотрим содержание приведенных классификационных групп.

1. По выполняемым функциям в процессе управления информацию обычно принято разделять на фактическую, плановую, нормативную, справочную:

• фактическая информация — характеризует уже совершившиеся явления и процессы;

• плановая информация — характеризует процессы и явления, которые должны произойти на экономическом объекте в предстоящем периоде;

• нормативная — регламентирует процессы и явления, происходящие на экономическом объекте;

• справочно-табличная информация дополняет и детализирует основную информацию.

2. По отношению к системе управления принято выделять:

• внутреннюю информацию, возникающую в процессе деятельности экономического объекта;

• внешнюю информацию, которая возникает за пределами экономического объекта;

• входящую информацию;

• исходящую информацию;

• активную информацию, используемую для активного воздействия на экономические процессы;

• пассивную информацию, которая используется для мониторинга процессов, происходящих на экономическом объекте;

• оперативную информацию, которая характеризует состояние экономического объекта на некоторый момент времени;

• текущую информацию, характеризующую состояние экономического объекта за определенный период времени (сутки).

3. По стабильности информацию принято различать на условно-постоянную и переменную:

• условно-постоянная содержит реквизиты, относящиеся к группе постоянных, т. е. не изменяющихся в течение некоторого промежутка времени;

• переменная — содержит переменные реквизиты (изменяющиеся в течение некоторого времени).

Указанные группы различаются значением коэффициента стабильности, который характеризует степень изменения содержания информации во времени. Данный коэффициент рассчитывается как отношение числа реквизитов, не изменившихся в течение определенного промежутка времени, К_n к общему числу реквизитов на начало периода — К₀.

Коэффициент стабильности изменяется от 0 до 1, и чем ближе значение коэффициента к 1, тем менее подвержена изменению, тем стабильнее информация. Граничным значением здесь служит величина коэффициента стабильности К = 0,5. Если К ≥ 0,5 — информация относится к группе условно-постоянной, иначе — к группе переменной.

Рассмотрим основные свойства и характеристики информации для ее использования в процессах управления экономическими объектами.

Несмотря на существующие национальные и региональные различия в информационном обеспечении менеджмента, принятом в типовой экономической и финансовой отчетности, можно сформулировать общие требования, предъявляемые к информации для управления. Совокупность этих требований предполагает описание характеристик качества информации как исходного ресурса для исследования процесса управления с различных сторон, отражающих различные этапы процесса коммуникации.

Рассмотрим процесс коммуникации информации в экономическом объекте с точки зрения управления более подробно.

При исследовании природы информации обычно базируются на двух основных подходах:

• атрибутивный, который трактует информацию как свойство движущейся материи, состоящее в структурности, упорядоченности, разнообразии ее состояний. Признание всеобщности той стороны реальных объектов и процессов, которая отражается в понятии «информация», как проявления атрибутивных свойств объективной реальности — суть этой концепции, ее отличительная черта;

• функционально-кибернетический рассматривает информацию как свойство определенного класса материальных систем, свойство, которое возникает и обогащается в процессе становления, развития этих систем, их функционального взаимодействия между собой и внешним миром.

Такими системами являются, во-первых, живые организмы и их сообщества, во-вторых, человек и человеческое общество, в-третьих, интеллектуальные системы.

Первоначальное представление об информации, которое связывают с именем К. Шеннона, определялось как некая совокупность сведений, сообщений. Причем теория, созданная К. Шенноном, привела «смутное» представление информации к точному понятию «количество информации». Это понятие, однако, вскрывает лишь вероятностно-статистический аспект синтаксической информации, и хотя является необходимым, все-таки остается недостаточным для полного анализа информации. С семиотической точки зрения данный подход описывает лишь структуру сообщений как конфигурацию знаков, букв.

Такой подход правомерен в технике связи, но при переработке содержательного аспекта информации, когда на первый план выдвигается качественная сторона информации, этот подход неприемлем.

С возникновением кибернетики и расширением сферы деятельности понятия информации делаются попытки «переопределить» ее с позиции осознания связи информационных процессов с явлением отражения. Так, Л. Бриллюэн определяет информацию в виде отношения числа возможных ответов в некоторой задаче о действительном положении дел до и после получения информации. С понятием отражения связывает информацию Н. И. Жуков. По его мнению, информация делится на актуальную, связанную, мертвую, потенциальную и определяется как отражение в живой природе, обществе, технике, момент движения, упорядоченное изменение, используемое для управления.

Ко второй группе можно отнести определение Н. И. Клюева, рассматривающего информацию как определенное свойство материи, воспринимаемое управляющей системой как из окружающего мира, так и из процессов, происходящих в самой системе. Между тем неполнота информации в шенноновской теории для ряда психологических, кибернетических, социологических и других задач была осознана очень рано. Это и привело к разработке теории семантической информации, базирующейся на семантико-прагматических концепциях понятия информации. Семантическая концепция информации возникла как попытка измерения смысла сообщений в форме суждений, являющихся носителями знания и понимаемых человеком. Так, Д. М. Маскау считает, что общая теория информации имеет дело только лишь с проблемой измерения знаний.

Предметом информации является изучение образования представлений, различных способов, посредством которых представления могут быть продуцированы, и количественного анализа методов получения представлений. Под представлением здесь понимается некоторая структура, свойства которой служат символом или соответствуют в определенном смысле свойствам некоторой другой структуры. Однако тот факт, что информацией все же пользуются интеллектуальные системы, породил прагматическую концепцию понятия информации.

У Н. Т. Петровича мы находим определение информации как обозначения содержания, полученного из внешнего мира в процессе приспособления к нему наших органов чувств. Процесс переноса информации в пространстве и времени происходит тогда и только тогда, когда она воспринимается потребителем. Здесь концепция информации определяется через содержание некоторого события внешнего мира, раскрывающегося лишь в силу необходимости потребителю. Сюда же можно отнести и определение, данное И. И. Гришкиным: «Информация — есть некоторое знание, рассматриваемое с точки зрения его отношения к внешнему миру (семантический аспект), к получателю и накопленному им знанию, познавательным целям и задачам (прагматический аспект). Однако стандартный информационный процесс требует кроме передающего и принимающего элементов наличия элемента среды, служащего материальным носителем информации».

Таким образом, для того чтобы понятие «информация» адекватно отвечало запросам информационной науки, в частности задачам эффективной обработки информации, необходимо, чтобы процесс обработки отражал все элементы информационных процедур, отражающие ее свойства и сущность.

Формализация и анализ информации как объекта исследования, с одной стороны, и как информационных ресурсов управления, приносящих некоторую полезность потребителю, с другой, состоит в использовании сложившихся в прикладной теории информации содержательных представлений для построения обоснованных и эффективных методов и систем ее обработки. Причем обработке подвергаются некоторые представления, адекватные по смыслу, пониманию смысла, исчислению смысла, т. е. тому, что составляет предмет семантической теории информации, отличной от шенноновской.

К настоящему моменту разработано множество моделей и теорий семантической информации, основанных на различных представлениях о ее природе. Центральным вопросом теории всегда является вопрос о количественном выражении информации. И хотя количественная, так называемая численная, сторона вопроса является лишь математизацией категории количества, тем не менее, возможности количественных оценок характеристик явлений могут существенно способствовать их изучению и использованию. Однако трудности состоят в том, что данная характеристика количества информации в силу ее специфики не поддается прямому измерению, как, например, характеристики физических явлений. Очень трудно сконструировать меру информации, адекватную объективным представлениям об информации. Прямые измерения здесь невозможны, и это дает повод оспаривать использование в информационной (семантической) науке понятия меры информации, которая приписывает каждой единице информации некоторое число, являющееся ее центральной характеристикой.

Впрочем, измерение не есть единственный источник количественных оценок. Их можно находить и косвенным, чисто теоретическим путем, исходя из построенных моделей информации. При этом понятие информации наполнится смыслом только лишь тогда, когда ее количественная характеристика (в рамках конкретной теории) соответствует тому свойству вещей, которое лежит в основе измерения информации.

Кратко рассмотрим сущность некоторых моделей информации.

Известно множество методов и подходов к определению меры информации, базирующихся на различных моделях информации. И если модель информации Шеннона достаточно разработана, то модели семантической информации пока еще малоэффективны. Они, как правило, применимы к довольно простым ситуациям или отдельным классам, и в иных случаях основываются на довольно сильных допущениях (в малой степени соответствующих реальным информационным процессам) и слабой аргументации.

Прежде чем перейти к рассмотрению и анализу моделей информации, сформулируем типовую постановку задачи оценки и анализа информации, существующую в процессах управления и принятия решений. в том числе и менеджменте организации.

Пусть имеется некоторое информационное множество J. Элементами множества J являются единичные информации i (отдельные сообщения). Необходимо провести анализ совокупности сообщений и выбрать оптимальные по качеству. Тогда задача оценки и анализа некоторой ситуации на основе представленной информационной совокупности разбивается на две подзадачи.

Задача 1. На множестве J задать функцию оценки информации Q, такую, что Q однозначно поставлена в соответствие любая единица информации i из множества J.

Задача 2. Решая задачу 1, мы определили вид функции Q. По найденной структуре функции Q найти значение функции Q для каждой i из множества J и выбрать из множества Q оптимальное Q.

Так как задача 2 весьма несложна, основного внимания к себе требует задача 1. Для ее решения обычно формируется модель информации, основанная на некоторых допущениях. Затем исходя из особенностей принятой модели конструируется мера информации, которая и используется в качестве критерия оценки и анализа представленной информации.

Рассмотрим некоторые из известных в литературе моделей информации. Процесс обработки и анализа информации можно разделить на три уровня:

1. Фиксирование, классификация и расположение информации для ее хранения, последующего извлечения и распределения между потребителями.

2. Передача и преобразование информации, связанные с формальным увеличением или уменьшением ее объема и представлением в другой форме (без преобразования смысла).

3. Неформальная обработка информации, связанная с анализом смысла и приносимой пользы от ее применения.

Первые два уровня характеризуют в целом научное направление, называемое теорией связи и кодирования. Третий уровень пользуется сегодня особенным вниманием, вызванным созданием достаточно сложных информационных и семиотических систем, и характеризуется становлением так называемой семантической теории информации.

В зависимости от уровня решаемых задач строятся различные теории, в которых сформулированные в них меры информации можно представить двумя группами.

1. Количественные меры, рассматриваемые без анализа собственной структуры информации и являющиеся достижением чисто количественных методов, связанные с выяснением объема (количества) циркулирующей информации и решением вопросов пропускной способности канала, помехозащищенности, скорости передачи и др.

2. Меры качества информации, учитывающие смысловое содержание информации, ее отношение к потребителю. Соглашаясь с положением В. П. Леоно ва, мы принимаем качество информации как совокупность признаков, которые выражают внутреннюю структурную определенность информации.

Почти все известные работы по теории информации посвящены первому на-правлению. И хотя в них вопросы объективных и точных определений качества информации и оценки были на втором плане, все же они представляют некоторый интерес в связи с использованием аппарата теории Шеннона для развития исследований семантических аспектов информации.

При разработке универсальной модели знаковых структур C. R. Pearson использует модель полной информации. Подход к исследованию информационных мер, разрабатываемый в его работах, основывается на той замечательной роли, которую играют знаки в информационных процессах. С этой точки зрения информационная мера рассматривается как любое наблюдаемое свойство знаковой структуры.

В работах на основе обобщения и анализа теорий информации предлагается модель, базирующаяся на полной структуре информации, для которой каждая единица информации отражает весь набор семиотических структур S, G, P — семантической, синтаксической и прагматической соответственно. Все они участвуют в формировании информационного образа U некоторой ситуации, динамика которой может быть отражена следующей моделью:

Тогда центральную меру такой модели можно представить функционалом вида:

где Q_S — мера семантического поля информации; Q_G — синтаксического; Q_P — прагматического.

Каждая такая локальная мера, в свою очередь, определена на пространстве соответствующих характеристик информации и представляет собой свертку квази-сепарабильного типа. Интегральная мера (5.2) задает критерий качества информации и определена для четкой и размытой информации.

Рассмотрим данную модель несколько подробнее.

(Материалы приведены на основании: Основы менеджмента. Под ред. А. И. Афоничкина. – СПб.: Питер, 2007)