Учебный портал


Главная » Экономика и финансы » Бухучет » Занятие 3 Приемы сбора и обработки информации в бухгалтерском учете

ЗАНЯТИЕ 3. ПРИЕМЫ СБОРА И ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

В бухгалтерском учете информация о хозяйственных процессах, состоянии и движении активов организации и источниках их образования отражается с помощью особых способов и приемов.

Ведение бухгалтерского учета в организациях осуществляется на основе общепринятой системы, элементами которой являются: документация и инвентаризация; оценка и калькуляция; система счетов и двойная запись; баланс и отчетность.

Отличительной чертой бухгалтерского учета является отражение всех хозяйственных операций на счетах.

Факты хозяйственной деятельности отражаются в системе счетов бухгалтерского учета на основании информации, содержащейся в первичных документах, составляемых в момент совершения операции.

Под первичным документом понимают письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена или разрешение на ее проведение получено. Каждая хозяйственная операция оформляется документами. Документ служит не только основанием для фиксирования операций, но и способом первичного наблюдения и регистрации их. Документация служит целям контроля, дает возможность проводить документальные проверки, обеспечивает сохранность имущества.

Информация о совершенных или разрешенных к проведению операциях может быть зафиксирована на разных материальных носителях.

Использование материальных носителей зависит от степени оснащенности организации средствами оргтехники. Материальными носителями информации могут быть дискеты, магнитные ленты и др. Однако в этом случае организация обязана копии документов изготавливать на бумажных носителях и их предоставлять участникам хозяйственных операций и контролирующим органам по их требованию.

Любой документ должен содержать ряд показателей. Показатель документа в бухгалтерском учете принято называть реквизитом.

Различают постоянные и переменные показатели документов. Постоянные реквизиты в пределах организации не меняются в течение длительного времени. К ним можно отнести наименование документа, название и юридический адрес организации, номер расчетного счета. Переменные показатели меняются с каждой хозяйственной операцией: количество сданной на склад готовой продукции, количество отпущенных в производство материалов.

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации определяет состав обязательных реквизитов: наименование документа (формы); код формы; дата составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки. Первичные документы могут содержать и ряд дополнительных реквизитов.

Первичные документы принимаются к учету, если составлены по формам, содержащимся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.

Руководители организации утверждают перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Документы, оформляющие расчетные и кредитные операции, по движению денежных средств, в обязательном порядке подписываются руководителем организации и главным бухгалтером. Без их подписи они считаются недействительными и к исполнению не принимаются.

Хозяйственные операции оформляются разнообразными документами. Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Группировка первичных документов

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции (счет, чек).

В соответствии с п. 1 и 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Оправдательные документы принимаются к бухгалтерскому учету, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Кассовый чек

Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах, закрытия счета, исправления ошибок, допущенных в учетных регистрах. К этой группе документов можно отнести мемориальные ордера, используемые для отражения корреспонденции счетов по совершенным хозяйственным операциям.

Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Например, «Лимитно-заборная карта» содержит разрешение на отпуск ценностей со склада (распорядительный документ), а после совершения операции подтверждает факт отпуска ценностей (оправдательный документ).

Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов снижает их количество и приводит к уменьшению ошибок и описок в них.

К первичным относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции).

Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию, а накопительныедокументы содержат информацию об однородных хозяйственных операциях за определенный период времени (пятидневку, декаду, месяц).

Внутренние документы составляются и используются непосредственно в организации (наряды, накладные), а внешние поступают на предприятие от организаций и лиц (платежное поручение, счета, чеки).

Порядок расположения реквизитов в документе принято называть структурой документа. При анкетной структуре реквизиты документа расположены так же, как и в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на компьютере.

При табличной структуре реквизиты документов оформляются в определенной таблице, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, подлежащих обработке на компьютере и другой вычислительной технике.

В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд — по табличной.

Некоторые документы используются в организациях всех форм собственности и отраслей народного хозяйства. Они содержат определенные реквизиты и предполагают установленный порядок отражения операций. Такие документы принято называть типовыми (документы по оформлению кассовых и банковских операций и др.).

Документы, по которым хозяйственные операции совершены, поступают в бухгалтерию, где подвергаются трем видам проверки.

Формальная проверка — проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены все реквизиты.

Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.

Арифметическая проверка — проверка правильности подсчета данных документа.

Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам.

Расценка документов означает проставление в них денежных измерителей, поскольку значительное их число составляется в натуральных показателях. Проставление расценки в документах носит название таксировки. После определения стоимостных показателей в документах на каждом из них указывается корреспонденция счетов (контировка).

Данные сгруппированных документов заносятся в специальные ведомости учета затрат (расходов) — учетные регистры. При этом на обратной стороне документов проставляются число и номер регистра, в который его данные перенесены.

В соответствии с п. 4 ст. 11 Федерального закона «О бухгалтерском учете» информация, содержащаяся в регистрах бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности, является коммерческой тайной, а лица, имеющие доступ к информации, обязаны ее хранить. За разглашение коммерческой тайны они несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

После этого первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению в течение одного года. По истечении указанного срока документы передаются в постоянный архив. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ.

Движение документа от момента составления или получения от других организаций до передачи в архив называется документооборотом.

Документооборот по каждому виду документов может представляться в виде инструкций, таблиц, графиков.

В разрабатываемом и утверждаемом графике документооборота определяются создание первичных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете. Ответственность за своевременное составление документов, правильность их оформления, достоверность содержащейся в них информации несут составившие и подписавшие их лица.

По ряду документов (движение денежных средств) документооборот устанавливается Правительством РФ.

Учетные регистры являются важнейшим средством ведения бухгалтерского учета, составления отчетности, получения показателей, характеризующих хозяйственную деятельность.

Учетные регистры группируются по ряду признаков (рис. 3.2).

Рис. 3.2. Группировка регистров бухгалтерского учета

Регистры хронологического учета предназначены для регистрации хозяйственных операций в порядке их совершения (по мере поступления документов в бухгалтерию).

Регистры систематического учета предназначены для отражения однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций и подразделяются на систематические регистры синтетического и систематические регистры аналитического учета.

Систематические регистры синтетического учета предназначены для систематизации информации по синтетическим счетам в обобщенном денежном выражении. Примером может служить оборотная ведомость по синтетическим счетам.

Систематические регистры аналитического учета отражают подробное содержание хозяйственных операций и ведутся в развитие синтетических счетов (карточки складского учета материалов, карточки пообъектного учета основных средств).

В настоящее время широкое распространение получили комбинированные регистры систематического учета, объединяющие синтетические и аналитические записи, что повышает достоверность и экономичность учета. Примером могут служить журналы-ордера.

Имеются особые регистры, занимающие промежуточное положение между первичными документами и учетными регистрами, — накопительные и группировочные ведомости.

Накопительные ведомости используются для накопления в течение месяца частных сумм из первичных документов по однородным хозяйственным операциям или объектам бухгалтерского учета.

Группировочные ведомости применяются для предварительной группировки и последующего распределения затрат по объектам учета. В отличие от накопительных группировочные ведомости отражают лишь месячные итоги по всей совокупности оправдательных документов.

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги одного формата различного графления, заверенные главным бухгалтером. Книги имеют двустороннее строение, одна сторона отводится для дебетовых, другая — для кредитовых записей. В настоящее время в практике учета их употребление ограничено, поскольку они не приспособлены к ведению учета в условиях автоматизации. Книги используются для учета массовых операций, например по счету «Касса».

Свободные листы применяются в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей и составляют основу современного учета. Каждый лист имеет соответствующее название (журнал-ордер, ведомость и т. д.) и указание периода их действия (месяц, квартал).

Карточки по существу своему являются разновидностью свободных листов. Изготавливаются типографским способом на плотной бумаге (приспособлены для хранения в специальных ящиках, картотеках). Карточки регистрируются в особом реестре, где фиксируются номер карточки, наименование аналитического счета, дата ее открытия. Для карточек характерно одностороннее строение. На правой стороне размещаются дебетовые и кредитовые записи. Другие данные, являющиеся общими для них, помещаются в карточке слева. Карточки контокоррентной формы используются для учета по счетам расчетов, денежных средств и ведутся только в денежном выражении. Их назначение — раздельно отражать дебетовые и кредитовые обороты по различным операциям. Карточки количественной формы используются для учета товарно-материальных ценностей на складе, и только в количественном выражении.

Форма М-17 (упрощенная)

КАРТОЧКА № 15
учета материалов

ВЕДОМОСТЬ
распределения заработной платы и отчислений в социальные фонды

Форма № КО-4 (упрощенная)

КАССОВАЯ КНИГА на 200__г.

Наибольшее распространение получили регистры количественно-суммового учета из-за их простоты и возможности использования для учета затрат на производство, т. е. по тем счетам, которые необходимо группировать по отдельным видам показателей. К ним относятся свободные листы, карточки, книги аналитического и синтетического учета.

Записи в учетные регистры осуществляются вручную и на машинах линейным и шахматным способами. В первом случае дебетовые и кредитовые записи оформляются на одной строке (контокоррентные карточки). При шахматной форме записи сумма по хозяйственной операции записывается в регистре лишь один раз, но одновременно по дебету и кредиту соответствующих счетов (шахматные ведомости). Таким образом, содержание записи в учетных регистрах зависит от вида учетного регистра, его построения и назначения.

Инвентаризация — способ проверки соответствия фактического наличия активов хозяйства в натуре данным учета; как элемент метода бухгалтерского учета — средство наблюдения и последующей регистрации явлений и операций, не отраженных первичной документацией в момент их совершения.

Поэтому инвентаризация служит дополнением документации. •Причины проведения инвентаризации различны:
•ошибки при отпуске и приеме ценностей;
•неисправности оргтехники;
•наличие процессов, не фиксируемых первичными документами (усушка, утруска, распыл);
•хищения и злоупотребления;
•контроль за действиями материально ответственных лиц.
Все проводимые в организациях инвентаризации делятся по ряду признаков (рис. 3.3).

Рис. 3.3. Группировка инвентаризаций

При полной инвентаризации проверяются все виды активов хозяйства. Как правило, такие инвентаризации проводятся в конце финансового года перед составлением годового отчета.

Частичная инвентаризация предполагает проверку одного или нескольких объектов учета (инвентаризация денежной наличности в кассе).

Плановые инвентаризации осуществляются в соответствии с установленным графиком (перед составлением годового отчета), а внеплановые (внезапные) — по мере необходимости (смена материально ответственных лиц, стихийные бедствия, хищения, требования аудитора, судебных органов и т. д.).

Количество инвентаризаций в отчетном году, время их проведения, перечень проверяемых объектов устанавливаются руководителем организации, за исключением случаев, предусмотренных Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации и Основными положениями по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов. Проведение инвентаризации обязательно:
•при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
•перед составлением годового отчета;
•при смене материально ответственных лиц;
•при наличии хищений, злоупотреблений, порче ценностей;
•в случае стихийных бедствий, пожаров, аварий и др.;
•при ликвидации (реорганизации) хозяйствующего субъекта.

Для проведения инвентаризации в организациях создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав включаются представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты. При большом объеме работ формируются и рабочие инвентаризационные комиссии. Инвентаризация должна осуществляться комиссией в полном составе. Отсутствия даже одного члена комиссии достаточно, чтобы признать результаты инвентаризации не действи тельными.

Рабочие инвентаризационные комиссии обязаны:
•провести инвентаризацию активов в местах их нахождения;
•определить вместе с бухгалтерией результаты инвентаризации;
•выработать предложения по порядку зачета и списания недостачи
ценностей;
•разработать мероприятия по совершенствованию порядка приема, хранения и отпуска ценностей, улучшению учета и контроля за их сохранностью.

Члены рабочих комиссий отвечают:
• за своевременность и правильность проведения инвентаризации;
• за полноту и точность внесения в описи данных.

До начала инвентаризации проводится ряд подготовительных мероприятий. Опломбируются места хранения подлежащих проверке ценностей. Инвентаризируемые ценности раскладываются по стеллажам, полкам, т. е. приводятся в состояние, пригодное для проверки. Проверяются все весовые, измерительные приборы и сроки их клеймения.

Проверка материальных ценностей проводится по местам их нахождения. Снятие фактических остатков ценностей осуществляется в присутствии материально ответственного лица. Описи составляются в двух экземплярах, один экземпляр заполняет член инвентаризационной комиссии, а другой — материально ответственное лицо. На каждой странице описи прописью указываются число порядковых номеров ценностей и общий итог их количества, зафиксированный на данной странице, независимо от единицы измерения. На последней странице описи прописью указываются количество страниц и общий итог ценностей. Если были допущены ошибки, то они исправляются во всех экземплярах описи путем зачеркивания. Исправленные данные должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально ответственным лицом.

Инвентаризационные описи после их надлежащего оформления передают в бухгалтерию для сравнения фактического наличия объектов с данными бухгалтерского учета. Такое сравнение осуществляется в сличительных ведомостях. В них фиксируются фактическое наличие проверенных объектов (по данным описей) и их «книжные остатки» (по данным бухгалтерского учета). Результаты такого сличения — излишки и недостачи — отражаются в описях с указанием количества по группам, видам и сортам. Излишки и недостачи ценностей в сличительных ведомостях показываются в стоимостной оценке, принятой в бухгалтерском учете. Ценности, по которым не выявлены расхождения с данными бухгалтерского учета, в сличительных ведомостях приводятся общей суммой.

Инвентаризационная комиссия выявляет виновников возникших недостач и излишков и принимает решение о порядке их отражения в учете (регулирование инвентаризационных разниц).

Документация и инвентаризация являются приемами первичного наблюдения за объектами бухгалтерского учета.

Оценка — способ выражения хозяйственных явлений в денежном измерении. Величина оценки определяется количеством трудовых, материальных и денежных затрат на изготовление или приобретение учитываемых объектов.

Правила оценки объектов бухгалтерского учета регламентируются Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации и Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации».

К оценке как к одному из элементов метода бухгалтерского учета предъявляются два основных требования. Оценка всех объектов бухгалтерского учета должна быть реальной и единой.

Под реальностью оценки понимается объективное соответствие денежного выражения объектов учета его фактической величине.

Реальность и правильность оценки объектов учета — необходимое условие построения всей системы бухгалтерского учета.

Реальность оценки требует точного исчисления (калькулирования) фактической себестоимости всех объектов учета.

Под единством оценки понимаются ее единообразие и неизменность. Одни и те же объекты учета оцениваются одинаково в организациях в течение всего срока пребывания их на одной стадии кругооборота. Такое единообразие оценки достигается установлением обязательных положений, инструкций, правил учета и калькулирования.

В практике ведения бухгалтерского учета используются различные методы оценки активов:
•фактическая стоимость приобретения;
•восстановительная стоимость;
•возможная цена продажи;
•дисконтированная стоимость.

Фактическая стоимость приобретения активов определяется в момент принятия объектов на учет (первоначальная стоимость). Первоначальная (историческая) стоимость исчисляется исходя из текущей рыночной стоимости приобретения активов. С изменением текущих рыночных цен первоначальная стоимость не будет отражать реальной стоимости имущества и прав.

Восстановительная стоимость — это стоимость воспроизводства объектов учета в ценах, приближенных к текущим рыночным ценам. Оценка активов по восстановительной стоимости позволяет реально оценить размер активов организации. Она исчисляется путем пересчета исторической (восстановительной) стоимости. Первоначальная (историческая) и восстановительная стоимость — это учетные оценки объектов. В балансе они отражаются по остаточной стоимости, определяемой в виде разницы между учетной оценкой и перенесенной (амортизированной) стоимостью.

Возможная цена продажи — это предполагаемая стоимость продажи активов в данный момент времени.

Дисконтированная стоимость — расчетный показатель, исчисляемый на основе суммы предполагаемых к получению в будущем экономических выгод.

Стоимость имущества и затраты исчисляются с использованием элемента метода бухгалтерского учета — калькуляции.

Калькуляция — способ группировки затрат, их обобщения, исчисления себестоимости объектов учета.

Калькуляции группируют по ряду признаков (рис. 3.4). По отношению ко времени осуществления хозяйственного процесса различают плановые и отчетные калькуляции. Плановые калькуляции составляются до начала отчетного периода. В этих калькуляциях рассчитываются материальные и трудовые затраты для производства запланированного к выпуску объема продукции. Плановые калькуляции составляются исходя из плановых норм расхода материально-трудовых затрат и других плановых показателей на отчетный период.

Рис. 3.4. Группировка калькуляций

Калькуляции, составляемые после совершения хозяйственных процессов, называют фактическими, или отчетными. Цель их — определение фактической себестоимости продукции, выполненных работ и услуг. При этом используются данные бухгалтерского учета о фактических затратах на производство и количестве выпущенной продукции, работ и услуг.

По объему затрат, включаемых в калькуляцию, различают калькуляции производственной себестоимости и полной себестоимости. В калькуляциях производственной себестоимости отражаются затраты, возникшие в сфере производства.

Калькуляции полной себестоимости отличаются от калькуляций производственной себестоимости на величину затрат, связанных с продажей продукции.

Калькулирование применяется для стоимостного измерения активов организации на всех стадиях их кругооборота.

На первой стадии кругооборота (процесс снабжения) определяется себестоимость заготавливаемых предметов труда и недвижимого имущества (основные средства).

На второй стадии кругооборота (процесс производства) рассчитывается производственная себестоимость продукции, работ и услуг.

На третьей стадии кругооборота (процесс продажи) исчисляется полная фактическая себестоимость проданных продукции, работ и услуг.

Экономическая группировка объектов бухгалтерского учета, позволяющая получать показатели, необходимые для текущего наблюдения за хозяйственной деятельностью, обеспечивается также системой счетов. Необходимость в счетах объясняется тем, что сведения, имеющиеся в документах, дают только разрозненную характеристику объектов учета. Счета в бухгалтерском учете позволяют производить группировку и получать обобщенные характеристики объектов учета.

Отражение хозяйственных операций в системе счетов осуществляется при помощи двойной записи, сущность которой заключается во взаимосвязанном отражении различных явлений, вызываемых хозяйственными операциями. Например, на счетах бухгалтерского учета процесс поступления в организацию купленных материалов увязывается с расходованием денежных средств, уплаченных продавцу этих материалов. Такой способ записей раскрывает их экономическое содержание, позволяет более глубоко изучать хозяйственную деятельность организаций.

Поскольку система счетов и двойная запись являются важнейшими элементами ведения бухгалтерского учета, рассмотрим их более подробно на занятии 4.

Контроль за всей совокупностью объектов в бухгалтерском учете производится путем сопоставления хозяйственных средств с источниками их образования. Такое сопоставление носит название балансового обобщения. Балансовое обобщение характеризуется равенством общей суммы видов имущества и прав и суммы источников их образования. Равенство это сохраняется постоянно. Балансовое обобщение позволяет осуществлять строгий контроль за наличием и использованием активов любого хозяйствующего субъекта. Содержание и особенности строения бухгалтерского баланса были изучены на занятии 2.


(Материалы приведены на основании: Гусева Т. М., Шеина Т. Н. Самоучитель по бухгалтерскому учету: учеб. пособие. — 2-е изд. — М. : Проспект, 2009)

Поделиться:




Предыдущая тема:
Занятие 2 Состав активов организации

Текущая тема:
» Занятие 3 Приемы сбора и обработки информации в бухгалтерском учете


поиск по сайту







Наверх




© study-i.ru 2012-2017